Registrasi Kedatangan Keluarga (Anak) di Jepang

September 3, 2019 at 7:16 am · Filed under #Jepang ·Tagged #Jepang, #KeJepangBersamaKeluarga, #MembawaKeluargaKeJepang, #SekolahkeJepang, Japan

Lokasi: Aoba-ku, Sendai-shi, Miyagi-ken, Jepang 🙂
Mungkin yang lokasinya berbeda, kurang lebih syaratnya sama. Semoga bermanfaat 🙂

Setelah tahun lalu membantu teman-teman yang istri dan anaknya pada nyusul, alhamdulillah semester kemarin, saya diamanahi untuk menjadi tutor. Setelah tahun pertama saya di sini dibantu teman, tahun kedua mulai gantian membantu, saya pikir, bagusnya semua didokumentasikan agar dapat dimanfaatkan dikemudian hari dan berharap bisa ditulis dalam bahasa Inggris suatu saat nanti. Tulisan kali ini adalah mengenai mendaftarkan keluarga yang baru datang melalui sistem COE atau Certificate of Elgibility – dan tentunya berlaku untuk yang datang langsung dengan keluarga seperti tulisan saya di sini.

Lapor diri

Ketika keluarga akhirnya tiba, sebaiknya keesokan harinya langsung lapor diri untuk registrasi. Terutama hal ini penting untuk memperoleh asuransi kesehatan! Anak-anak di bawah 6 tahun dapat memperoleh gratis berobat, sedangkan anak-anak pada usia sekolah (usia 6 tahun per 1 April) hanya bayar 500 Yen, serta dapat mengajukan children allowance. Dan bagi pasangan tentunya penting karena biaya berobat tanpa asuransi kesehatan itu luar biasa MAHAL! Jika ada, hanya 30% saja. Selain itu, penting untuk mendaftarkan sekolah bagi anak-anak, baik yang usia SD maupun yang lebih kecil.

Kebetulan kedua teman saya punya anak usia sekolah SD dan usia di bawah 6 tahun, yang artinya harus daftar tempat penitipan anak (Hoikuen).

Berikut tahapan-tahapannya:

1. Persiapkan dokumen berikut (sejak dari Indonesia)

1. Bukti hubungan dengan suami/istri dan anak. Translate buku nikah, akte lahir dan kartu keluarga ke dalam Bahasa Jepang.
2. Bawa rekam jejak imunisasi/ vaksinasi anak yang sudah dirapikan dalam satu dokumen dan ditandatangani dokter.
3. Passport yang bersangkutan
4. Residence card (Zairyuu ka-do) yang bersangkutan yang diperoleh di bandara (atau dikirim ke rumah, jika tidak turun di bandara besar seperti di Sendai). Jika datang dengan visa turis, proses berganti jenis visa bisa dilihat di sini.
5. Buku rekening tabungan (bisa JP atau 77)
6. Dokumen gaji selama setahun di Indonesia berupa surat keterangan bekerja yang menyertakan jumlah gaji pertahun dan lampiran gaji bulanan selama setahun.

2. Datang ke Kuyakusho sesuai alamat domisili. Kami berangkat pagi-pagi ke Aoba-kuyakusho. Pertama, datanglah ke loket untuk Non-Japanese. Di sana sebenarnya sudah ada contoh dalam Bahasa Inggris jadi tidak begitu sulit. Ada 3 dokumen yang harus diisi yaitu:

1. Dokumen registrasi penambahan anggota keluarga (rangkap 3),
2. Dokumen permohonan dibuatkan asuransi kesehatan pemerintah (Hokensho)
3. Dokumen permohonan dibuatkan surat keterangan tempat tinggal (Juuminhyou)

 

3. Setelah diisi semua, (biasanya sudah ada petugas yang membantu), ambil antrian untuk memperoleh nomor urut. Ketika dipanggil, sang peregistrasi akan diminta menunjukkan: zairyuu card, hokensho, dan my number (kartu pajak). Dan tentunya beserta kelengkapan di atas.

4. Pembuatan hokensho dan juminhyo untuk anggota keluarga kita akan memakan waktu kira-kira 1-2 jam, tergantung jumlah orang yang diregistrasikan. Oleh karena itu, sambil menunggu nomor pengambilan di lantai 1 loket 5 nanti, maka kita bisa melakukan hal yang lain. Karena yang diregistrasikan adalah anak-anak, maka akan diperoleh surat pengantar untuk mengurus hal-hal sebagai berikut:

1. Lantai 6 loket 1 : jika peregistrasi sudah tinggal setahun sebelumnya, dapat mengurus surat tax exemption (hikazei shoumeisho) di sini. Surat ini dapat digunakan untuk mengajukan keringan biaya-biaya (yang akan dijelaskan kemudian), salah satunya syarat memperoleh children allowance, keringanan: biaya sekolah, biaya hoikuen, biaya jidoukan, biaya air, dan lain sebagainya.
2. Lantai 5 loket 3 : mengganti status hokensho kita yang asalnya single menjadi keluarga. Nanti akan dikirimkan segepok asuransi kesehatan yang harus dibayarkan setiap bulannya dalam 10 bulan. Dengan ini, apabila kita sakit, cukup membayar 30% dari biaya sebenarnya.
3. Lantai 3 loket 4 (paling ujung) : mengurus permohonan children allowance. Ada kurang lebih 3 halaman dokumen dan surat pernyataan yang harus diisi menyatakan jumlah pemasukan yang bisa ditunjukan dengan hikazei shoumeisho dari lantai 6 tadi atau jika belum tinggal setahun, menggunakan dokumen gaji. Jika memenuhi persyaratan, maka anak usia 0-3 tahun akan memperoleh 15,000 Yen setiap bulan, sedangkan di atas 3 tahun memperoleh 10.000 Yen (hingga usia SMP). Jumlah uang ini akan diakumulasikan dalam 4 bulan. Sehingga akan diperoleh 3x dalam setahun ke dalam rekening yang kita daftarkan.
4. Lantai 3 loket 2 : mengurus buku ibu dan anak (boshitechou). Bagi yang memiliki anak di bawah 6 tahun, maka diwajibkan memiliki buku ini. Di sini kita akan ditanya vaksinasi apa saja yang sudah diperoleh di negara asal (dengan menunjukan dokumen rekam imunisasi). Kemudian mereka akan memberikan kupon vaksinasi gratis dari jenis vaksinasi yang belum diperoleh. Mereka juga akan menjelaskan bahwa pada usia 6 bulan, 1.5, 2.5, 3.5 tahun akan dilaksanakan pemeriksaan kesehatan anak.
5. Lantai 3 loket 1:
   Nah, ini loket paling lama, hihihi. Untuk mengurus hoikuen.
   Sebelumnya saya jelaskan bahwa usia kelas itu dihitung per 1 April. Jadi kalau anaknya lahir 2 April, maka dia terhitung masih 0 tahun, ketika yang lahir 1 April 1 tahun, hehe.
   Kelas dibagi usia 2 bulan – 12 bulan, 13 bulan – 2 tahun, 2-3, 3-4, 4-5, dan 5-6. Jadi ada 6 kelas terpisah.
   Berbeda dengan yang ingin mendaftarkan anaknya ke TK (Youchien) tidak perlu ke sini karena bersifat swasta sehingga langsung daftar ke sekolah, bukan ke Kuyakusho.

   Di sini kita akan mendapatkan penjelasan mengenai 4 jenis tempat penitipan anak yang dikelola oleh pemerintah, yang seperti disebut-sebut di atas sebagai Hoikuen. 1). Hoikuen besar yang isinya usia 0-6, 2). Hoikuen kecil yang isinya usia 0-3 tahun (jadi nanti saat 4 tahun harus pindah), 3). Hoikuen yang bekerja sama dengan yoichien (usia 4-6) dan 4). Mama hoikuen di mana seorang mama bersertifikasi memang maksimal 5 anak. 

   Selain itu, mereka akan menjelaskan banyak dokumen yang harus diisi dan dilampirkan dengan bukti. Syarat utama yang wajib diketahui adalah: anak yang didaftarkan di hoikuen, kedua orang tuanya harus bekerja/ bersekolah, dibuktikan dengan certificate enrollment alias gakusei shoumeisho. Detail dokumen bisa ditanyakan langsung pada saya. Isiannya seputar pertanyaan tentang anak dan orang tua.Pendaftaran tanggal 1-15 adalah untuk tanggal 1 bulan berikutnya. Dan 16-31 adalah untuk tanggal 16 bulan berikutnya. Sistemnya adalah memilih mau daftar ke mana (tidak zonasi) sesuai yang dimau, mengurutkan pilihan ke mana saja sebanyak-banyaknya (saya dulu 12, karena daftar bulan Juli/ Agustus bukan pada bulan April) dan waiting list jika penuh.

   Jika butuh sekali, ada tempat penitipan anak harian namun swasta. Harus daftar langsung ke sana.

   Bagaimana biayanya?
   Biaya disesuaikan dengan jumlah pemasukan. Pada umumnya mahasiswa dengan sumber beasiswa akan membayar 0 Yen. Detailnya akan saya bahas terpisah.

Untuk Anak Usia SD

Selesai ke semua loket di atas, eits, tunggu dulu! Jika punya anak usia SD (1 SD adalah anak usia 6 tahun per 1 April), mari kita ke gedung Dinas Pendididkan alias Gakujika di sebelah Aoba Kuyakusho. Jangan lupa nengok layar panggil di depan lantai 1 loket 5 jika hokensho dan juminhyou sudah bisa diambil. Jika sudah, untuk juminhyou dikenakan biaya 300 Yen per permintaan. Kok, perpermintaan? Jadi baik minta keterangan tempat tinggal buat diri sendiri maupun dengan anggota keluarganya, misal 4 orang, bayarnya sama 300 Yen.

Sekarang ke Gakujika. Di sini kita pergi ke lantai 11. Ruangannya pas yang depan lift. Di sini, kita cukup mendaftarkan alamat rumah kita di mana dan anak kita usia berapa. Nah, karena sekolah sudah merata, maka sistem zonasi di sini sudah diterapkan. Jadi kita nggak bisa pilih-pilih sekolah. Beberapa hari sebelumnya, saya menceritakan kedatangan calon murid baru ke sekolah, sehingga ketika staf di sini bertanya, kita bisa menyampaikan bahwa sudah memberi informasi ke sekolah. Setelahnya, kita akan dibekali surat penerimaan sekolah (shugaku tsuchisho) dari Gakujika dan di sekolah mana kita ditempatkan, serta tanggal berapa pertama kali masuk.

Demikian tulisan lapor diri bagi anak-anak kita. Insya Allah perihal terkait tulisan ini akan menyambung di kemudian hari. Semoga tulisan ini bermanfaat. Jika ada pertanyaan, bisa langsung menguhubungi saya 🙂

Permalink